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lunes, 16 de mayo de 2016

MANUAL DE REPUESTAS EN CASO DE UNA EMERGENCIA / 4 de 4



Tiempo de Programa.  ¡Showtime!

   Durante la entrevista, recuerda:


  1. Se calmo y sólo demuestra entusiasmo si corresponde. En un tema delicado, donde no existan pérdidas humanas o graves perjuicios sobre la población o el bien común, podría “sonar” interesante si el entrevistado es entusiasta o sólo comunica con inteligencia sus puntos de vista. Sobretodo en la etapa de crisis y post crisis.

  1. No abrumes a tu audiencia con hechos y estadísticas – en exceso son aburridas. Si puedes ilustra tus puntos con “historias”. Como en cualquier discurso, las historias complementarias cortas añaden énfasis. Ellas logran atraer la atención, son didácticas y crean empatía.

  1. Ten cuidado con las expresiones humorísticas. Estás hablando ante una enorme audiencia y por resuelto que esté el tema tratado, si fue o es una crisis compleja, es mejor poner énfasis en cómo la empresa abordó el problema, lo solucionó o lo está haciendo. No querrás ofender a nadie, sino mantener una imagen positiva y credibilidad intactas.

  1. Escucha cuidadosamente. Ignora las cámaras, monitores, micrófonos y gente alrededor del espacio, manteniendo la atención en quien te formula las preguntas.  No serás capaz de contestar una palabra si no has escuchado qué se te preguntó.

  1. Se tú mismo, no imites a nadie. No actúes rígido, formal o trates de impresionar a todos con tus conocimientos. Arriesgas verte mal sin necesidad. Se un conversador relajado e inteligente y ten una compostura ajustada al contexto.

  1. Mantente en calma. Bajo ningún punto de vista puedes alterarte o ponerte a la defensiva ante las preguntas que recibas.  (Más adelante revisamos consejos de cómo manejar las preguntas difíciles).

  1. Tienes que saber dónde mirar. Si eres invitado a un programa de entrevistas sin público, deberás mirar directamente al entrevistador, no a la cámara. Si hay público, deberás mirarlos sólo ocasionalmente. No intercales bruscamente la mirada entre el entrevistador y la audiencia. Si vas a mirar al público dirige tus ojos hacia ellos lentamente y míralos por algunos segundos antes de regresar tu cabeza hacia el entrevistador.

FRASES DE ENLACE

A continuación, algunas ideas sobre la manera en que puedes vincular tus “puntos o ideas fundamentales” con el tema de conversación. Esto es posible mediante el empleo de “frases de enlace”. Algunos ejemplos:

“Me gustaría añadir…”

“También es necesario recordar…”

“Lo fundamental es…”

“Al respecto…”

“De lo que se trata es de…”

“El tema/la preocupación/el problema real es…”

“Lo que importa aquí es…”

“Igualmente importante es…”

“Aunque __________ sin duda tiene importancia, no debemos olvidar…”

“No olvidemos que…”

“Nuestro papel/nuestra labor/nuestro objetivo consiste en…”

“Nuestra prioridad/compromiso/meta es…”

“Lo cierto es que…”

“El quid de la cuestión es…”

“Esa es una pregunta interesante, pero…”

“Esa es una pregunta muy interesante, pero me permito recordarle que…”


Tu Apariencia

Tu apariencia física en televisión es importante. Cómo te veas afectará tu imagen y hasta tu credibilidad. Cuando estés preparando para tu presentación, recuerda:

·         Vestir apropiadamente. Por lo general, hombres y mujeres deben vestir de manera conservadora en colores neutros. Evita usar un rojo intenso o ropa blanca, joyería brillante o rayas.

·         Evita hacer movimientos rápidos o gestos excesivamente amplios.  Eso hace que sea difícil para el operador de la cámara seguir tus movimientos. Usa gestos lentos y cercanos al cuerpo.

·         Usa moderadamente la variedad vocal. Habla como si te estuvieras dirigiendo a una sola persona, no a una audiencia de miles.

La televisión es un medio visual. Tu apariencia afecta tu imagen, por lo tanto también afectará  la imagen de tu empresa. Por eso es importante que te veas lo mejor posible.

Varios días antes de la entrevista, procura que el Departamento de RRPP se contacte con el estudio y pregunte qué color se usará como fondo donde será tu presentación.

Si usas un traje beige y el fondo está pintado del mismo color, desaparecerás. Usa ropa que contraste con el color de fondo.    

Pregunta qué color deberías usar, sólo para estar seguro.

Vestirse de manera conservadora. Las mujeres pueden usar un traje neutro con una blusa en color claro o un vestido en color oscuro.

Evita los estampados –porque distraen– y faldas abiertas que necesitan mantenerse cerradas cuando estás sentada. No uses joyería o accesorios brillantes, ruidosos y demasiado grandes. No utilices adornos brillantes en el pelo. 

Trata de eliminar toda distracción.
Para los hombres trajes de color neutro son los mejores, con una camisa azul claro y una corbata conservadora.

Evita usar ropa a cuadros y estampados escoceses, ya que pueden saturar los colores en la pantalla. Lo mismo ocurre con el rojo intenso, el blanco y las rayas.

Evita el fúnebre negro, te apaga.

Las camisas pueden ser más claras que los trajes, pero ni negras del todo ni completamente blancas.

También pueden usarse azules fuertes, grises y otros colores oscuros.

Se deberán usar calcetines idealmente hasta la rodilla y que complementen el color del traje y zapatos.

Evita las corbatas con estampados brillosos o con joyería. Evita usar cadenas de oro y brazaletes porque reflejan la luz.

Si tú usas lentes, no los uses en cámara a menos que sea necesario, ya que reflejan la luz.     

Nunca uses lentes fotocromáticos ya que cambian y se oscurecen con la intensidad de la luz del estudio, que los hará verse oscuros.

El maquillaje es esencial aun para los hombres. Usado apropiadamente puede mejorar tu apariencia, ya que las brillantes luces pueden hacerte parecer pálido y cansado.

El maquillaje deberá tener un acabado mate del mismo tono de tu piel. No debe notarse en cámara.

El polvo es necesario para hombres y mujeres – reduce el brillo y resplandor.       

Las mujeres deberán evitar usar sombras azul oscuras en los ojos y rojo en los labios; el naranja, cafés y color canela lucen mejor en televisión.

Aplica poco maquillaje cuidadosamente. No exageres el uso del maquillaje o tendrás apariencia de payaso.

La cámara de televisión puede aumentarte de 5 hasta 10 kilos de lo que tú tienes actualmente.          

Usa trajes que te hagan parecer delgado – colores oscuros, sin rayas horizontales, y líneas simples.

Siéntate sobre los faldones de la chaqueta para evitar que la prenda de vestir se abulte sobre los hombros.

Asegúrate de que tu vestimenta parezca adecuada, ya que una buena presentación personal será sinónimo de que has comprendido cómo facilitar tu responsabilidad como vocero y de ese modo  hacer lo correcto.

Recuerda:

Trata de demostrar tu interés por lo que estás tratando.

Dentro de lo posible, mira a la persona que te esté formulando las preguntas.

Evita sentarte tras un escritorio, ya que eso te alejará de los televidentes.


Tú y la Cámara de Televisión

“¿A dónde miro?” es una pregunta frecuente en quienes aparecen en televisión por primera vez. Personas sin experiencia no saben si deben mirar a la cámara, a la audiencia o al entrevistador.

La respuesta es: “Depende de la situación”.

Si los periodistas están reporteando in-situ, informando en directo con presentaciones en vivo o grabadas, por lo general deberás dirigirte directamente hacia la cámara que “está al aire”. 

Notamos que la cámara “está al aire” por la luz roja que tiene encendida. Cuida que tus ojos no divaguen – porque te verás nervioso y parecerá que te perdiste.

En un estudio de televisión hay varias cámaras que graban desde distintos puntos de vista y se alternan para salir al aire. ¿Cómo saber cuál está grabando?, por la luz roja que tiene encendida arriba. La luz roja de una cámara se apagará y se encenderá otra que está “al aire” ahora, el “encargado de piso” (coordinador de programas de TV en vivo) señalará esa cámara. Simplemente, transfiere tu mirada hacia la nueva cámara tan tranquilamente como sea posible. Recuerda, la cámara es tu audiencia. Háblale como si fuera alguien cercano. No fijes tu mirada en ella con los ojos muy abiertos.

No te preocupes por encontrar la cámara correcta para mirar hacia ella. Es trabajo del director o del camarógrafo encontrarte.

Si tú eres un invitado en un programa de TV o noticiario sin público en el estudio, mira directamente al entrevistador, no a la cámara.

Si hubiera público, deberás mirarlo ocasionalmente. No dejes que tus ojos vayan ininterrumpidamente del entrevistador a la audiencia. Si vas a mirar al público dirige tus ojos a la audiencia lentamente, mírala por algunos segundos antes de voltear tu cabeza.

Cuando seas entrevistado, mantén tu atención centrada en tu entrevistador.

Ignora los monitores de televisión, luces, cámaras que se mueven y la gente del estudio que va de aquí para allá,  no mires con curiosidad más allá de tu espacio. Perderás tu concentración.

Mira a las personas específicas en el estudio, y no ha quienes se estén moviéndose de un lado hacia otro. Lee tus notas ocasionalmente si es necesario.

No hagas nada que no quieras que te vean haciendo en frente de miles de personas.

Los medios usualmente llevan cámaras portátiles de televisión a las conferencias de prensa y todos ellos pueden estar grabando al mismo tiempo.

En esa situación, evita mirar directamente a cualquier cámara. En lugar de eso, mira directamente a quien te hizo la pregunta.

Cuando des un comunicado preparado, evita leer tus notas.

Recuerda que debes estar alerta en todo momento, aunque no estés hablando.

Si la entrevista es en una unidad móvil de televisión y estás cerca de personas que conoces, no mires hacia ellas. Permanece concentrado en el entrevistador.


Gestos y Movimiento Corporal

En televisión, quieres aparecer seguro y con una buena postura, no nervioso ni tenso.

Tus gestos, movimiento corporal y expresiones faciales serán los principales indicadores de tu confianza o nerviosismo, y todos ellos son magnificados por la cámara, en particular si el director quiere aprovechar expresiones faciales que denoten incomodidad y tensión a través de primeros planos que se acercan al rostro.

El ser humano es capaz de controlar su rostro y utilizarlo para transmitir mensajes. También refleja nuestro carácter, ya que las expresiones habituales dejan huellas. Hay más de mil expresiones faciales diferentes, anatómicamente posibles, los músculos de la cara son tan versátiles que una persona podría mostrar esta gama en dos horas. Se debe establecer que sólo unas pocas expresiones poseen un sentido real e inequívoco.

Por ejemplo la sonrisa defensiva, como gesto de pacificación. Piensa en el invitado que sonríe con incomodidad cuando llega tarde a una cena.

Es importante que practiques tus movimientos y expresiones para que te luzcas al máximo.

Una sonrisa que no provoca más que pequeñas arrugas alrededor de los ojos o está acompañada de una postura corporal caída, puede parecer forzada. Los llamados “kinemas portadores de sentidos” deben ser cuidados, como cejas levantadas, bajas, contraídas o movidas por separado, movimientos de la boca o de la cabeza, etc.

Una cámara de televisión puede producir una gran variedad de tomas o cuadros – acercamientos, aperturas de ángulos, etc.- desde un mismo sitio, por lo tanto, no te preocupes por ella, nunca podrás adivinar qué toma está haciendo la cámara.

La mayoría de las tomas serán de tu cabeza y hombros.

Cuando estés en una entrevista o en un programa de entrevistas siéntate en una posición cómoda con los hombros hacia atrás.

No estés rígido porque te verás tenso.

Ten cuidado de no estar demasiado relajado, desgarbado.

Mantén tus pies en el piso y pon tus manos en tu regazo o en los brazos de la silla cuando estés escuchando a los demás.

Cuando hables, inclínate ligeramente hacia delante.

Si estás sentado en una silla giratoria, ten cuidado de no bailar en ella. No te muevas. 

Si tienes que estar de pie durante tu presentación, que tu postura sea cómoda, con los hombros derechos y el peso del cuerpo bien distribuido en ambos pies.

No te balancees de un pie a otro, ni recargues el peso sobre uno solo. No te apoyes en nada.   

Si debes caminar, da pasos pequeños para que la cámara pueda seguirte.

Evita hacer gestos amplios y rápidos. Ellos hacen difícil que el camarógrafo pueda seguirte y como resultado tus brazos o manos no saldrán en el cuadro de cámara. Usa gestos lentos y cercanos al cuerpo.

No muevas los brazos y manos en dirección a la cámara porque se distorsionarán. 

Asegúrate que tus gestos sean apropiados y naturales.

Especialmente, ten cuidado si tienes hábitos nerviosos, como mover los dedos y hacer ruido, tocar la corbata o arreglarte el pelo. Nuevamente, estos se magnificarán en cámara y serán notados por todos sin dificultad.

También ten cuidado con tus expresiones faciales. Fruncir el ceño, achicar los ojos o fruncir las cejas pueden hacerte aparecer preocupado, a la defensiva o tenso.

Relaja tus músculos faciales y sonríe cuando sea apropiado. Una sonrisa leve de empatía, no de felicidad plena, te dará una apariencia relajada y amistosa.

Si tu presentación incluye material de apoyo como imágenes, cuadros estadísticos, gráficos o presentaciones, practica antes de la grabación con los camarógrafos para que estén preparados para seguirte. 

Asegúrate de que no caminarás “fuera de cuadro”.


Micrófonos

Los micrófonos son una parte importante de tu presentación en televisión. Es importante que sepas que hay varios tipos de ellos para darles un uso apropiado.

·         Micrófono de mano. Si sostienes este tipo de micrófono en tu mano planeando moverte mientras hablas, asegúrate de tener suficiente cable para poder hacerlo. Los micrófonos de mano son los más incómodos, porque una mano siempre tiene que sostenerlo y eso restringe tus movimientos. Debes tener cuidado de no hacer movimientos con la mano que sujeta el micrófono porque el sonido bajará de intensidad tan pronto lo alejes de tu boca. Debes mantenerlo siempre en un mismo nivel.

·         Micrófono Lavaliere. Este es el más popular de los micrófonos, es pequeño y se sujeta a la blusa, camisa, solapa o puede colgar de tu cuello con un cordón.  Deberá estar de 15 a 23 centímetros, debajo de tu mandíbula. Ajustado antes de que el programa inicie. El micrófono lavaliere te permite completa flexibilidad de movimientos considerando que es inalámbrico y puedes llevarlo sobre tu cuerpo. Sin embargo, este micrófono es tan sensible que puede captar una respiración pesada o el sonido de la ropa al moverse contra él. Evita estos ruidos molestos, no toques la zona donde está ubicado el micrófono.

·         Micrófono boom o “caña”. El micrófono boom es el que está suspendido por un apoyo o base larga que se sostiene sobre el área del escenario. Este micrófono puede ser movido hacia arriba, abajo o a los lados para recoger las voces. También es muy sensible. Estos micrófonos están fuera del área de visión de la cámara para que la audiencia no pueda verlos. No te preocupes de que la gente no te escuche ya que el operador de este micrófono te seguirá conforme te muevas.

·         Micrófono inalámbrico.  Estos micrófonos se sostienen en la mano sin cable, operan a base de baterías y son ideales para caminar, en caso necesario.

Antes que el noticiario parta, revisa con el encargado de sonido que el micrófono funcione. Habla normalmente hacia el micrófono para que puedan regular el volumen correcto. Usa tu variedad vocal con moderación. Recuerda hablar como si lo hicieras con una sola persona, no con una audiencia de miles. Variar demasiado tu tono o volumen de voz sólo molestará a la audiencia y te hará ganar inseguridad. Durante el programa, evita toser, dar golpes con los dedos, hojear el papel o golpear el micrófono. Fíjate en lo que dices, siempre asume que el micrófono está encendido.


Ayudas Visuales

Los materiales de apoyo visual pueden añadir énfasis a tu mensaje, pero úsalos con moderación.

Las ayudas visuales pueden favorecer mucho las presentaciones por televisión.   Diapositivas, gráficos, fotografías, videos y objetos tridimensionales pueden ilustrar tu tema y reafirmar tu mensaje. Solo debes asegurarte que cualquier ayuda visual esté relacionada estrechamente con el tema, que podrá ser vista adecuadamente y entendida por tu audiencia.

Crea tu material de apoyo visual de manera simple y ordenada. Demasiados detalles no pueden ser vistos. Para imprimirlos, deja bastante espacio entre letras y líneas. Debido a que las superficies brillantes reflejan la luz y causan destellos, todos los visuales deberán proyectarse sobre superficies opacas. Los colores deberían ser contrastantes. Cada material debe enfatizar sólo un punto.

Ensaya con tu material visual antes que el programa empiece para que seas capaz de presentarlos con calma durante el programa. Si es necesario, numéralos para que puedas presentarlos en el debido orden. Recuerda hablar hacia la audiencia, no hacia tu material y no los acerques al lente de la cámara, el camarógrafo sabe hacer su trabajo.


RECAPITULANDO
ALGUNAS TÁCTICAS

Nunca respondas la llamada de un periodista que no conozcas. Déjale dicho que lo llamarás de nuevo, ya que primero necesitas tiempo para saber quién es, qué desea y por qué. Se cometen errores cuando las personas se precipitan en entrevistas sin analizar las intenciones del reportero. 

Por ingenuidad, se puede caer en la estrategia de un periodista independiente que miente diciendo que pertenece a un medio reconocido, llama desde un teléfono público y no tendrá  problemas en desacreditarte o a tu compañía si eso le permite tener una buena historia.

A la mayoría de los periodistas les asignan una historia y sólo quieren información. Una vez que compruebas de quién se trata, si cooperas y le cuentas hechos lo suficientemente interesantes para citar, puede ser que se interese por tu versión de la historia, probablemente te irá mejor que si no respondes.

Anticipa preguntas probables y piensa en tus respuestas. También juega a invertir los roles, si tu fueras el periodista o la audiencia, qué preguntas o temas te gustaría consignar para la historia?.

Piensa: Quién es mi público?, Qué quiero que recuerde?, Por qué propósito me están entrevistando y por qué me escucha el público?

El error más común que se comete ante una entrevista es esperar a que el periodista formule las preguntas que le permitirán sacar a relucir los puntos de su plan. Eso no puede ocurrir nunca. 

Las entrevistas impresas te proporcionan tiempo para explicar. Pero las entrevistas en radio y TV requieren respuestas tipo “titulares”, frases vivas resumidas en pocas palabras.

Los reporteros y la gente a quien entrevistas se convierten en extraños cuando cada parte trata solamente de seguir su propio plan y se niega a consignar las necesidades de la otra persona. Pregúntate: ¿Cómo puedo construir un puente entre el plan del periodista y mi propio plan?

EUFEMISMOS

Puedes reemplazar algunos términos considerados negativos para evitar que tu mensaje también sea considerado como tal.

En vez de decir “Pérdidas”, puedes decir “ganancias netas con ingresos deficientes”.

Una empresa de celulosa obtiene su producto de los árboles, pero utiliza el término “unidad de reforestación”.

Un eufemismo mal usado fue la palabra “evento” reemplazando los “hoyos” en la calles de Santiago, lo dijo un intendente de la región metropolitana y se convirtió en una broma.

Cuando el dinero de algún banco no redunda en unidades de reforestación, se habla de “inversiones no representadas”.

Hoy en día no te echan del trabajo, sino que “prescinden de ti”.

No se roban los fondos de las empresas, son “indebidamente utilizados”.

Incluso las mentiras se convierten en “desinformación”.

MANTEN LA CALMA

Un periodista puede buscar provocarte con la esperanza de que estalles y filtres información sensible, o salgas con algún dato controvertido. Las técnicas periodísticas para desvelar información importante incluyen acosarte y preguntarte algunas cosas básicas una y otra vez. No asumas estas estrategias como un asunto personal.

Una vez ha empezada la entrevista, hay poco que puedas hacer, excepto ajustar tu cinturón de seguridad, permanecer calmado, sonreír y dar respuestas precisas, muy cortas.

Si durante la entrevista notas una elevación en el tono, volumen y ritmo del reportero, tu respuesta deberá ser amistosa, serena y pausada. Cuanto más inflamable sea el periodista, más frío debes ser tú.

El rol ideal del periodista, es el de un observador atento, cuidadoso, que olfatea intrusos y protege el interés público.

CONTRA LA MANIPULACIÓN

Una buena regla contra la manipulación periodística es: cuanto más difíciles sean las preguntas, más cortas deben ser tus respuestas.

El silencio es un enemigo en la televisión, deja que le periodista se haga cargo de llenar los espacios.

No te arriesgues. Sea en TV, radio o una entrevista impresa, di lo que tengas que decir y detente. 

En la confusión que puede producirse en las entrevistas informales de pasillo, donde hay diez o doce reporteros presionando alrededor tuyo, empujando micrófonos hacia ti y gritando preguntas, puedes mantener la calma y presentar el tema tal como lo habías preparado para la televisión. O salir del paso. Si las preguntas son turbias o veloces, puedes tranquilizarlos diciendo algo como “Déjenme decirles simplemente”… Los reporteros se apaciguarán para escucharte. Una vez que se tranquilicen puedes dar el discurso que tenías preparado. A penas hagas una pausa, el bombardeo de preguntas comenzará nuevamente.

Si te ves complicado acosado por millones de preguntas al unísono, intenta seleccionar una pregunta sencilla y respóndela mirando al reportero que la haya formulado. Trata de bajar el tono, hablando calmadamente. Si gritas, los televidentes puedes percibir que estás a la defensiva.

Debes estar habituado a repetir tu historia varias veces a diferentes periodistas, conservando tu energía y frescura. Algunos periodistas, de TV o prensa escrita, querrán acorralarte con una entrevista individual. O puede ocurrir que tengas que dar una serie de entrevistas sobre el mismo tema en un período de varias horas o días. Probablemente sentirás la necesidad de decir algo nuevo o diferente sólo para evitar tu propio aburrimiento. Debes presentarte ante cada periodista como si fuese la primera vez, así evitarás transmitir un mensaje equivocado. Lucha contra el tedio y continúa con tu plan en tanto funcione.

Recuerda, cuando te enfrentas a la prensa, estás ante una relación natural entre adversarios. El reportero es un profesional. No subas al ring si eres sólo un aficionado.   

Para recordar:

Prepárate bien.

Respeta a la persona que te entreviste; sé una fuente digna de crédito.

En la medida de lo posible, habla en términos personales.

Lleva materiales que respalden o demuestren lo que dices.

No te apures. Tómate el tiempo que necesites para responder.

NADA de lo que digas tendrá carácter confidencial. NUNCA. Si no quieres que te citen diciendo determinadas cosas, no las digas.

Di la verdad. No mientas, no exageres, no inventes.

Si hay algo que no sepas, dile al periodista que lo averiguarás. Obtén esa información y pásasela.

Nunca digas “sin comentarios”.

Habla con claridad y en voz alta, siéntate derecho y mira al periodista. Y lo que es más importante…

Lleva a los periodistas a tu carpa, di lo que ajustado a la verdad será la mejor respuesta en ese contexto para tu empresa.
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Lista de verificación Sí No

Planteada la crisis, este check list, debiera ser un apoyo al ejercicio comunicacional.

1.  ¿He pensado cuáles son todas las preguntas que me pueden hacer? _____ _____

2.  ¿Estoy aprovechando todas las oportunidades que se me presentan para mencionar mis “puntos fundamentales”? _____ _____

3.  ¿Son mis respuestas adecuadas para que se difundan? _____ _____

4.  ¿Me explico con claridad? _____ _____

5.  ¿Son mis respuestas lo suficientemente breves? _____ _____

6.  ¿Hablo en un tono suficientemente amable? _____ _____

7.  ¿Estoy suministrando buena información? _____ _____

8.  ¿Me expreso mediante oraciones completas? _____ _____

9.  ¿Estoy empleando palabras o términos que la gente quizá no comprenda? _____ _____

10.         ¿Sueno natural? _____ _____

11.         ¿Sueno nervioso? _____ _____

12.         ¿Estoy leyendo las respuestas? _____ _____

13.         ¿Hablo con una voz clara? _____ _____

14.         ¿Estoy diciendo cosas negativas? _____ _____

15.         ¿Doy la impresión de que sé de lo qué estoy hablando? _____ _____

16.         ¿Estoy usando ejemplos que ayuden a la gente a comprender lo que digo? _____

17.         ¿Estoy usando datos y las cifras correctas? _____ _____

18.         ¿Estoy memorizando mis respuestas? _____ _____

19.         ¿Estoy corrigiendo la información equivocada que contienen las preguntas antes de contestarlas? _____ _____

20.         ¿He evitado decir “sin comentarios?¨ _____ _____

lunes, 9 de mayo de 2016

MANUAL DE REPUESTAS EN CASO DE UNA EMERGENCIA / 3 de 4

 Prepárate para la entrevista


·  Toma unos minutos para escribir un mensaje corto con la idea que deseas manifestar.
· Evita el lenguaje técnico. Usa términos comunes, pero sin caer en la jerga. Un lenguaje simple asegura que tu mensaje será captado con claridad por el público.
·  Atente a ciertos principios básicos sobre lo que debes y lo que no debes hacer en una entrevista periodística.
· Concéntrate en tus “puntos o ideas fundamentales” y no te apartes de ellos. No comiences a hablar de algo distinto.    Asegúrate que tus puntos sean claros y precisos, sobretodo en entrevistas radiales y televisión. Los periodistas de prensa escrita son capaces de entregar información más detallada.
·     Prepárate para apoyar tu mensaje con algunos ejemplos y hechos concretos.
·  Ten presente que el público desea y necesita saber cómo el problema impactará sobre la vida de las personas.
·     Anticípate a las preguntas que los periodistas podrían hacerte
·     Evalúa y practica el mejor método de entregar tu mensaje.
·    Haz un resumen del evento si el periodista lo necesita. Puedes apoyar tu entrevista con información adicional a la comentada enviándola más tarde por fax o mail para reforzar el entendimiento de temas complejos. Procura que esté bien estructurada.
·    Sé amistoso, pero mantén la objetividad. Asume que todo lo que digas NO es privado desde el primer momento en que hablas o recibes al periodista hasta que  este se va o cuelga el teléfono. Considera que toda conversación con un periodista  es parte de la entrevista y puede salir publicado.
·    Habla con autoridad, claridad y energía, particularmente cuando das entrevistas          para la televisión y la radio.
·      Mantén tu postura de manera positiva, incluso si la pregunta de un periodista parece  agresiva y cargada de negativismo.
·  Si las preguntas del periodista se salen del tema por el cual se han reunido,  amablemente trata de enfocar la entrevista de vuelta hacia tu mensaje.
·    Si no estás seguro de que el periodista entendió tus puntos más importantes, pídele que los repita.
·  No temas al seguimiento y a que te hagan más preguntas. Esto asegura que tu mensaje ha sido apropiadamente entendido.

·    Pedirle al periodista leer el artículo antes de que publique, dependerá del grado de cercanía que tenga el Departamento. de Relaciones Públicas (RRPP) con los periodistas, ya que por lo general aquello genera conflicto con los medios. 

·   MUY IMPORTANTE: Sé sincero y claro.  Ser franco y decir “No tengo esa información en este momento” es mucho más apropiado y seguro, que una respuesta inventada en el momento o un “Sin comentarios”.

·  Con la prensa escrita puedes dar respuestas mucho más largas, pudiendo dar explicaciones más detalladas.


Las reglas no escritas:

·      Considera que toda conversación con un periodista es una entrevista.
·      Una vez que hayas dado determinada información, no esperes poder retirar lo dicho.
·      Supón siempre que los periodistas pueden difundir todo lo que digas.
·     Cuando se trate de una entrevista de radio o televisión, supón en todo momento que los micrófonos o las cámaras están funcionando.

Diversos tipos de entrevistas:

·     Telefónicas: Los periodistas de medios impresos y de radio suelen realizar sus  entrevistas por teléfono.
·      Personales: Las entrevistas cara a cara pueden ser espontáneas o programadas con anticipación.
·    Las conferencias de prensa: Entrevistas con un grupo de periodistas, programadas por anticipado, que por lo general se desarrollan de manera ordenada.
·       La batería: Varios periodistas rodean e interrogan a la persona entrevistada.
·    Entrevistas en grupos: Entrevistas de radio o televisión en las que dos o más personas son entrevistadas por dos o más periodistas o locutores. Es una variante de la entrevista telefónica.
·   Entrevistas vía satélite: El entrevistado y el entrevistador no están físicamente juntos, y escuchan las preguntas y respuestas, respectivamente, con la ayuda de auriculares.
·         Entrevistas “por asalto”: Los entrevistadores confrontan en forma sorpresiva a las personas que quieren entrevistar, por lo general después de haber solicitado una entrevista normal en repetidas ocasiones y sin éxito.


Tu mensaje:

·         Dedica suficiente tiempo a los preparativos para la entrevista, porque se trata de tiempo bien invertido.
·         Ten muy claro qué es lo que quieres decir.
·       En cualquier entrevista ya sea impresa o en TV, en vivo o grabada, es importante que recuerdes tus "puntos fundamentales". Esto es lo que quieren los medios de comunicación y, además, obra en favor tuyo.
·    Prepara tres “puntos fundamentales”. Se trata de los aspectos que deseas comunicar claramente a la persona que realiza la entrevista. Si tratas de comunicar demasiados mensajes, el resultado final puede ser confuso.                   ·         Piensa siempre en la persona o las personas a las que te estás dirigiendo.
·         No estudies de memoria lo que te propones decir. Las repeticiones de memoria no suenan naturales.
·         Cuando te prepares para la entrevista, emplea palabras y frases clave.
·         Trata de dar respuesta a todas las preguntas que te formulen.
·         Emplea las técnicas para no apartarte del mensaje que quieres comunicar (“frase de enlace”).
·         Nunca leas tus comentarios, ni siquiera cuando hables por radio y creas que nadie te puede ver
·         Di las cosas de distintas maneras, pero asegúrate de que suenes natural.
·         Según las circunstancias, muéstrate entusiasta y feliz.
·         NUNCA pierdas la calma ni te enojes con la persona que te está entrevistando.
·         No estudies de memoria lo que vas a decir, porque darás la impresión de que has estado practicando lo que tratas de expresar.


Las cinco Ces de una buena entrevista:

  1. Exprésate con claridad
  2. Habla en forma concisa
  3. Emplea un tono coloquial (Habla como si te dirigieras a conocidos tuyos)
  4. Deja satisfecho al periodista (Dale la información que requiere, sin olvidarte por ello de tus “puntos fundamentales”)
  5. Sé coherente (No cambies de opinión en medio de la entrevista).



Tipos de Preguntas
   Hay varios estilos básicos de preguntas que te pueden hacer:

-          Preguntas cerradas.  Estas preguntas exigen respuestas cortas. “¿Qué edad tiene usted”?, “¿Cuánto tiempo trabaja en la compañía?”. Pueden ser contestadas en una o dos palabras.

-          Preguntas abiertas. Estas preguntas son amplias y requieren respuestas más largas. “¿Cómo se produjo el problema?”, “¿Por qué lo decidieron resolver así?”. Las preguntas abiertas son el tipo más frecuente de preguntas.

-          Preguntas capciosas. Estas preguntas se hacen para que sean respondidas de cierta manera y pueden ser consideradas como trampas. “….pero estaba equivocado acerca de eso, ¿verdad?”, “¿Cuán tóxicos son los residuos que contaminan las aguas de riego?. Estas preguntas generalmente se encuentran en entrevistas más hostiles.

-          Preguntas hipotéticas. Estas son las preguntas del tipo “¿Qué tal si...? “¿Qué tal si el derrame daña irreversiblemente el medio ambiente”? “¿Qué haría si su hija viviera en el lugar de la contaminación?” Ellas requieren respuestas de creación ajustadas al contexto. Las preguntas hipotéticas con perfil capciosas pueden ser usadas para sonsacar y evocar el perfil emotivo, eventualmente causando el descontrol del entrevistado.


Reglas importantes:

1. Evita el uso de términos o palabras que confundan. Cuídate del uso de abreviaturas y siglas, por ejemplo de organizaciones internacionales como: PNUD por Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, OMS por Organización Mundial de la Salud.

2. Traduce la información cuando sea necesario. Trata de ayudar a que la gente entienda los conceptos difíciles.

3. No repitas los conceptos negativos cuando respondas una pregunta delicada. La repetición de las palabras usadas por la persona que hace la entrevista puede resultar perjudicial.

Ejemplo:

Pregunta:
¿Acaso no resulta poco realista tu esperanza de que los dirigentes del mundo incluyan en sus programas nacionales los derechos de la infancia?

Respuesta:
No, no es utópico. Nosotros creemos que los dirigentes del mundo tienen que…

Una respuesta mejor es:

Creemos que los dirigentes del mundo tienen la oportunidad de…

*Excepción: Si el concepto negativo es un estereotipo que crees que debes corregir, puedes reiterarlo y corregirlo posteriormente.

1.    Corrige cualquier información incorrecta que pueda contener la pregunta, antes de darle respuesta.

Ejemplo:

Pregunta:
Entiendo que 200 países han firmado la Convención sobre los Derechos del Niño…

Respuesta:
En realidad, 191 estados miembros han ratificado…

5. Nunca digas: “Sin comentarios”, porque lleva a pensar que estás tratando de ocultar algo.

6. Evita los rumores, las habladurías y las mentiras; es mucho más conveniente que te ciñas a los hechos y la verdad.

Cuando te hagan una entrevista, grábala. No sólo es muy útil para ver cómo sales en cámara, sino también para tener un registro de lo que dijiste. Nunca se sabe cuándo podrás necesitar ese testimonio.

Presentación:
Lo más importante es ser uno mismo. Compórtate de manera natural. Si tu comportamiento sugiere que estás fingiendo, será muy difícil que los demás crean lo que trates de decirles.


El Vocero

Regularmente los medios de comunicación acuden a funcionarios de gobierno o gente de negocios para obtener información. Con frecuencia se les pide que comenten asuntos delicados o controversiales a través de la televisión, radio o prensa escrita.

Cuando los voceros están entrenados para manejar estas situaciones apropiadamente, logran proyectar una imagen segura y positiva entre el público y los medios.
La Conferencia
De Prensa
(Ejercicio 1)

Objetivos:
Entender la naturaleza de una conferencia de prensa por televisión.

Prepararse para una confrontación con un adversario o entrevistador “duro” en un tema delicado o controversial.

Emplear preparación apropiada, métodos y estrategias  para comunicar el punto de vista de tu organización, al momento de la crisis.

Presentar y mantener una imagen positiva en televisión.

TIEMPOS: De cuatro a seis minutos para la presentación. Ocho a diez minutos para el periodo de preguntas.


Imagina esta escena: 

Tú eres el Gerente General de una compañía que fabrica juguetes.

Estás sentado en tu escritorio, ocupado con tus papeles.

Tienes una reunión con el Directorio justamente dentro de una hora.

El teléfono suena. Quien llama es el Gerente de Asuntos Corporativos de tu compañía.

Te dice: “señor Arteaga”, un niño fue lastimado seriamente esta mañana cuando jugaba con uno de nuestros juguetes. 

La prensa local  entrevistará a la madre de este niño en el noticiero principal de Televisión Nacional.

Hablamos con ella y sabemos que su declaración será que ese juguete no es seguro para niños pequeños, adicionalmente pondrá una demanda.

Por otro lado, nos enteramos de que tres periodistas, de televisión y prensa escrita, han descubierto que ya tenemos cinco demandas en contra y nos han llamado para conocer nuestros comentarios ante la situación planteada. 

Esta situación, mal manejada, podría resultar desastrosa para la compañía. Pero manejada con propiedad, esta situación podría inclusive generar alguna publicidad positiva para la compañía.

En agosto del 2007, esta crisis ocurrió. La compañía Mattel retiró 18 millones de juguetes realizados en China. De esa cantidad 500 mil contenían pintura con plomo y 17.5 millones incluían pequeños magnetos que los niños podían llevarse a la boca asfixiándolos.

El caso asumió ribetes dramáticos cuando uno de los propietarios, Zhang Shuhong, de la empresa Lee Der de Hong Kong (productor de juguetes para Mattel), se suicidó ahorcándose en su propia fábrica.

Como responsable de la estafa y del suicidio del empresario fue señalada una empresa de Dongguan, al sur de China, llamada Zhongxin. Se presume que su dueño, amigo íntimo de Zhang, le entregó el polvo defectuoso para fabricar la pintura.

Hay que precisar que el envenenamiento con plomo puede causar vómitos, anemia y dificultades en el aprendizaje. En casos extremos provoca daños neurológicos graves y la muerte.

¿Cómo piensas que debiera ser manejada la situación hipotética planteada?

La postura será decir lo que es necesario para la organización, dentro del marco de la verdad, buscando el control y mitigación de daños, y no lo que los periodistas buscan escuchar.
Henry Kissinger dijo cierta vez en una conferencia de prensa en la Casa Blanca, algo que define muy bien lo que es el media training en su esencia: "Espero tengan preparadas sus preguntas para mis respuestas".

En el caso de Mattel, la compañía tomó como primera medida retirar los juguetes del mercado. Insertaron en los diarios de mayor circulación, en distintos mercados, publicidad referida a su interés por cuidar la salud de los niños, así como un comunicado en su sitio Web. También transfirieron la responsabilidad del problema a los proveedores chinos, lo que terminó por afectar a su gobierno y a la mala reputación que tienen algunas de sus exportaciones. La crisis, que comenzó siendo tan sólo un problema corporativo, derivó en un grave  problema de política comercial entre Estados Unidos y China.


Pasos al Éxito

Un buen ejercicio para responder adecuadamente frente a las preguntas de los medios, como en la situación descrita anteriormente, es dar una conferencia de prensa. 

Durante la conferencia de prensa, se les entregará a los periodistas un texto preparado de lo que se va a exponer y luego se contestarán preguntas a la prensa televisiva, escrita o radial.

Lo harás correctamente si recuerdas lo siguiente:

1.        Tú estás en control. Deberías estar preparado antes de hacer cualquier comentario o contestar preguntas. Debes conocer todos los hechos y cifras para que puedas usarlos como referencia. Si los medios te sorprenden en una situación en la que no estás preparado (como por ejemplo al salir de tu oficina y dirigiéndote hacia tu auto) y te hacen preguntas, no tienes que contestar. Simplemente, di: “Con gusto hablaré con ustedes mañana a las nueve de la mañana”. Si estás preparado, pero tienes otros compromisos derivados de la crisis, puedes decir: “Debido a una reunión (o la necesidad de trabajar en este problema) sólo tengo cinco minutos ahora, para contestar sus preguntas”.

2.        Escoge el ambiente adecuado. Nuevamente, tú tienes el control.  Si te sientes más cómodo siendo entrevistado en tu oficina, en el salón de conferencias de un hotel o sobre un podio, disponlo así. Por lo general evita dar una conferencia de prensa en medio de una ruidosa multitud o de otras distracciones, ya que se puede perder tu mensaje debido a la interferencia. Pide que tu agencia de Relaciones Públicas ponga atención en la Agenda Setting (temas o noticias que el mercado de los medios está publicando o cubriendo) y evalúe día, lugar y tipo de periodistas que serían invitados.

3.        Prepárate. Identifica tus objetivos para la conferencia. Este es el mensaje que tú deseas que recuerde tu audiencia. Incorpora este objetivo en tu apertura y organiza tu exposición en torno a él. Mantenlo positivo. Conoce  todos los hechos y cifras. Anticipa posibles preguntas y prepara respuestas por anticipado.

4.        Contesta todas las preguntas de manera positiva. Mantén una actitud positiva en tus respuestas. No repitas una pregunta negativa o un hecho negativo antes de dar tu respuesta.

Por ejemplo, un periodista puede preguntarte: “¿Por qué se opone a que se ponga un semáforo en el cruce de las calles Pedro de Valdivia y Principal?, cuatro peatones han sido atropellados por automóviles cuyos conductores no vieron la señalética del cruce peatonal”.

Contestar a esta pregunta con “Yo me opongo a eso porque...”  da una sensación negativa. “Opuesto” es una palabra negativa y puede implicar que las lesiones no son importantes para ti. Una mejor respuesta sería: “Las lesiones me preocupan mucho. Estoy de acuerdo con que el cruce es peligroso. Pero un semáforo no resolverá el problema. Esta intersección está poco iluminada y ambas calles hacen una curva cerrada antes de encontrarse, obstruyendo la visibilidad de los conductores. Ellos no verán el semáforo hasta que sea demasiado tarde. Yo creo que las calles deberían enderezarse”.

En esta declaración, tú has aceptado que hay un problema, pero no estás de acuerdo con la solución propuesta y estás explicando el por qué de una manera positiva. No contribuiste a la controversia con tu posición, y tu propuesta podría ganar popularidad.

5.        Habla en “bocados de sonido”. Sé breve en tus comunicados y respuestas. Entre más cortas tus respuestas, mejores los resultados de la entrevista. Los medios aman los comentarios breves que presentan efectivamente un punto de vista.

6.        Muéstrate calmado. Recuerda, tú quieres mantener una imagen positiva. No te enojes ni te muestres impaciente ante la prensa. En cámara, simplemente parecerás una persona ruda. Se cortés todo el tiempo.

7.        Contesta una pregunta a la vez.  Algunas veces, los periodistas te harán distintas preguntas al unísono. Sólo contesta una y asegúrate que esa sea la que te permita comunicar tu objetivo. Si el reportero trata de interrumpirte con una nueva pregunta, ignora la interrupción, completa tu pensamiento y luego responde la nueva consulta. Si no quieres responderla da la palabra a otro/a periodista.

8.        Ten cuidado con las provocaciones. Algunos periodistas pueden tratar provocar reacciones emotivas escogiendo citas o preguntas con insinuaciones. No ignores esa intencionaldad, porque parecerá que estás evadiéndola. En lugar, dirígete directamente al periodista, encáralo. “Antes de contestar su pregunta, debo objetar el modo en como fue formulada”

9.        Desarma preguntas hostiles. Dirige tu respuesta hacia la audiencia antes que al periodista que te hizo la pregunta. Evita contacto visual con esa persona después que hayas respondido. De esa manera, ese periodista no tendrá la oportunidad de hacer preguntas de seguimiento. Inmediatamente después que contestaste, da la palabra a otro periodista que esté en el salón.

10.     En este contexto, No mires a las cámaras de televisión. Los medios usualmente llevan sus cámaras a las conferencias de prensa para registrar imágenes y pueden perfectamente estar encendidas al mismo tiempo. En esa situación, evita mirar directamente a cualquier cámara. En su lugar, mira directamente a la persona que te pregunta. Cuando estés dando una declaración, evita leer tus notas. Mira a individuos específicos en el grupo, moviéndote de un lado del salón a otro. Si es necesario, lee tus notas ocasionalmente. Finaliza con una afirmación positiva. Frecuentemente tu apertura original del mensaje se olvida después de un periodo de preguntas y respuestas. Finaliza la sesión con un cierre fuerte que reitere tu postura. Termina la entrevista agradeciendo a los medios.


La Televisión
Una conversación Directa.

Al lograr disponer una entrevista de modo eficiente y con ello presentarte en televisión, estarás mejor preparado para influir en la opinión pública y tener claridad con respecto a la dirección del tema a informar.

Elementos de una Entrevista.

Una buena entrevista derivada de una crisis, debe comunicar un mensaje en específico de tranquilidad, valorable por la Comunidad en su conjunto, donde las consecuencias y o repercusiones futuras estén controladas. No solamente debe captar la atención hacia un problema particular; sino que adicionalmente debe establecer puntos de comprensión, logística y mitigación acerca del problema a tratar.

Una entrevista efectiva contiene algunos elementos claves:

  • Una causa: comunicar a la comunidad un tema de vigencia y potencial interés.
  • Una firme convicción: una entrevista establece un punto de vista sobre un asunto.
  • Evidencia: la entrevista debe proveer información que corrobore tu postura.
  • Razonamiento: la entrevista debe establecer relaciones causa - efecto.
  • Desarrollo lógico: la entrevista debe estar previamente bien organizada. Resuelto lo anterior, los pensamientos fluirán más integrados y alineados a la estrategia de comunicación de una crisis.

Cuando estás frente a las cámaras en una entrevista de Estudio en televisión, debes comunicarte con la audiencia mirando directamente hacia la cámara, no a las personas que están en el estudio (sólo en forma ocasional). Si la entrevista fuera en una conferencia de prensa, es recomendable que respondas mirando a quien formuló la pregunta y no a las cámaras.

Algunas personas encuentran intimidantes las cámaras de televisión, eso afecta su razonamiento y posterior desenvolvimiento. 

La Programación Neuro Lingüística, PNL, sugiere que ante una situación de tensión o estrés como la descrita, trabajes el principio de “Anclaje”, esto es tratar de pensar que las cámaras son alguien de confianza. En su lugar, visualiza a alguien cercano o a un buen amigo. 

Lo anterior te permitirá ser capaz de hablar con naturalidad y hacer parecer que es fácil. 

Considéralo sobretodo en una entrevista para televisión en terreno. Intenta no dirigirte a la persona que entrevista por su nombre. Tampoco menciones la fecha u hora en que se lleve a cabo la entrevista. Las noticias que pasan por televisión suelen ser recicladas o transmitidas varias veces en el transcurso del día.

Para realzar tu apariencia relajada, cuida tu postura corporal, siéntate derecho sobre tu silla apoyado en el respaldo.  No te inclines, encorves o bailes sobre la silla – esto no se aprecia bien en pantalla. De inmediato el público notará tus “tics” y parecerás inseguro o nervioso.

Al preparar tus respuestas, recuerda que la televisión se rige por el reloj. Es importante manejar respuestas cortas y precisas “al grano”, para generar “cuñas" para no ser editado (frases de un máximo de diez segundos que expresan “ideas fuerza”, son usadas habitualmente en los noticiarios). Si utilizas frases largas sin pausas, probablemente tu discurso será abruptamente cortado en cualquier parte y correrás el riesgo de ser sacado de contexto. 

Primero, fija tu punto de vista principal; de otra manera el entrevistador puede interrumpirte para preguntar alguna otra cuestión o cortar para ir a comerciales. 

Habla en lo que la revista TIME llama “Bocaditos de sonidos” – segmentos de 10 segundos; en la jerga periodística chilena se denominan “cuñas”

Tus respuestas tenderán seguramente a ser menos editadas si es que el programa es grabado y tú podrás establecerás tu punto de vista más fácilmente. 

Ejemplo:

Supone que te preguntan por qué estás a favor de que se establezca un nuevo juego de azar a nivel nacional. 

Tú NO puedes decir “…Yo tengo que hablar de ocho aspectos para responder a tu pregunta”. 

Primero...  Tu respuesta debe ser concisa y al punto: “La lotería incrementará ingresos para nuestras escuelas y carreteras sin aumentar impuestos”.

Cuando respondas preguntas, sé honesto, claro y directo.  No dudes solicitar al entrevistador que repita la pregunta si tú no la entiendes o bien puedes decir “No tengo respuesta para esa pregunta”. Evita un “Sin comentarios”, como lo hemos señalado suena evasivo, da la impresión que estás ocultando algo o simplemente no eres quien debe responder.

No te extrañe que los periodistas traten de alejarte del tema principal, y prepárate por si la conversación no se desarrolla siempre de la manera que tu deseas. El entrevistador podrá tratar de sorprenderte preguntándote acerca de algo que “esté ese día en las noticias”.